Hướng dẫn sử dụng SAP AddOns
SAP AddOns đưa dữ liệu từ Excel vào SAP Business One. Bạn lấy file Excel từ ứng dụng, điền hoặc sửa, rồi nạp lại; ứng dụng kiểm tra từng dòng với dữ liệu SAP của công ty bạn, chỉ ra ô sai, và chỉ ghi vào SAP khi bạn xác nhận.
Mỗi bước có trang hướng dẫn riêng. Bạn không cần biết mã nội bộ của SAP; ứng dụng cho chọn theo mã và tên quen thuộc.
Bắt đầu lần đầu
- Cài đặt
Một người dùng trên máy của mình: cài bản cá nhân (giải nén file zip là chạy). Nhiều người dùng chung qua mạng công ty: bộ phận IT cài bản dùng chung trên IIS.
- Kích hoạt license
Dán mã license trong email vào màn kích hoạt. Bản dùng chung trên máy chủ không ra được Internet thì kích hoạt bằng file. Xem Kích hoạt và quản lý license.
- Đăng nhập bằng tài khoản SAP
Lần đầu, khai kết nối tới công ty SAP rồi đăng nhập bằng user và mật khẩu SAP của bạn. Mọi dữ liệu ghi vào SAP mang tên user của bạn, theo đúng quyền SAP đã cấp. Xem Đăng nhập bằng tài khoản SAP.
- Khai máy chủ database (nên có)
Một tài khoản chỉ đọc vào database SAP giúp ứng dụng đọc dữ liệu nhanh hơn nhiều và mở thêm một số kiểm tra. Xem Máy chủ database.
- Import thử trên công ty test
Đọc Luồng 4 bước và Làm việc với file Excel, rồi thử một file nhỏ trên công ty test trước khi làm với công ty thật.
Bạn cần làm gì?
Chứng từ bán hàng, mua hàng, kho
Nhập chứng từ từ Excel
Báo giá, đơn hàng, giao / nhận hàng, hóa đơn, trả hàng, giảm trừ bán và mua; phiếu xuất / nhập kho.
Tạo chứng từ từ chứng từ còn mở
Giao hàng, xuất hóa đơn hàng loạt từ đơn còn mở, không vượt số còn mở.
Chứng từ có lô / serial
Nhập / xuất theo lô, serial, vị trí kho; gợi ý lô theo hạn dùng hoặc ngày nhập.
Kế toán
Phiếu thu / phiếu chi
Theo đối tác hoặc theo tài khoản; tiền mặt, chuyển khoản, ngoại tệ, mục dòng tiền.
Thu / chi theo hóa đơn
Lấy chứng từ còn nợ từ SAP vào file, điền số tiền cấn trừ từng hóa đơn.
Bút toán
Journal Entry hoặc Journal Voucher, có thuế, dòng đối tác, mục dòng tiền.
Dữ liệu chủ
Khách hàng, nhà cung cấp
Thêm hoặc sửa hàng loạt đối tác, địa chỉ, người liên hệ; xem trước từng thay đổi.
Mặt hàng và giá
Thêm hoặc sửa mặt hàng, cập nhật giá theo bảng giá.
Cost center
Thêm hoặc sửa cost center theo từng chiều.
Quản trị SAP
Thêm / sửa UDF, tạo bảng UDT
Làm một lần cho nhiều công ty SAP cùng lúc.
Tạo UDF hàng loạt
Khai danh sách field trong Excel rồi tạo một lượt.
Nạp dữ liệu UDO / UDT
Đưa dữ liệu vào đối tượng và bảng người dùng tự định nghĩa.
Nhãn cho biết gói license có màn đó. Xem Gói Basic / Pro / Ultra.
Ứng dụng giữ an toàn dữ liệu SAP thế nào
- Kiểm tra trước, ghi sau. Mọi file được kiểm tra với dữ liệu SAP của công ty bạn trước khi ghi. Ô sai được tô đỏ ngay trong file của bạn, kèm lời giải thích.
- Excel có gì, ghi nấy. Ứng dụng không tự thêm hay đổi giá trị lúc ghi. Gợi ý (ví dụ lô nên xuất) chỉ được điền sẵn vào file Excel để bạn xem và sửa.
- Không ghi trùng khi mất kết nối. Nếu SAP không trả lời giữa chừng, ứng dụng đối chiếu lại thay vì gửi lại; trường hợp không chắc được ghi là Chưa xác định để bạn kiểm tra trong SAP.
- Đúng quyền của bạn trong SAP. Ứng dụng ghi bằng chính user SAP bạn đăng nhập; chứng từ phải duyệt vẫn đi qua mẫu phê duyệt của SAP.
- Dữ liệu ở lại trong công ty bạn. Ứng dụng chạy trên máy hoặc máy chủ của bạn. Máy chủ license chỉ nhận thông tin license, không nhận dữ liệu SAP, file Excel hay mật khẩu.
SAP còn quy tắc riêng của công ty bạn (phê duyệt, TransactionNotification, khóa kỳ…) mà ứng dụng không thấy trước được. Hãy thử trên công ty test và đối chiếu kết quả trước khi dùng cho công ty thật.
Cần thêm trợ giúp
- Gặp thông báo lỗi, không mở được hay không kết nối được: xem Xử lý sự cố.
- Gặp từ lạ như Service Layer, DI API, UDF: xem Thuật ngữ.
- Vẫn chưa được: trả lời email cấp license để được hỗ trợ. Trong màn License có nút Sao chép thông tin hỗ trợ để bạn dán kèm thông tin kỹ thuật. Đừng gửi mật khẩu hay file có dữ liệu khách hàng của bạn.