Import phiếu thu / phiếu chi

Tạo hàng loạt phiếu thu, phiếu chi từ file Excel vào SAP Business One: theo đối tác (ghi vào công nợ của khách hàng / nhà cung cấp, không cấn trừ hóa đơn) hoặc theo tài khoản (thu / chi thẳng vào tài khoản chi phí, thu nhập khác…). Một phiếu có thể vừa tiền mặt vừa chuyển khoản.

Gói: Basic
Dành cho: Kế toán thanh toán, kế toán tổng hợp
Menu: Import kế toán › Import phiếu thu / phiếu chi

Chọn đúng loại phiếu

Ở bước 1, ô Loại phiếu có bốn lựa chọn chia hai nhóm. Chọn theo việc bạn cần làm:

Bạn cần	Chọn	Mỗi dòng Excel là
Thu tiền của khách hàng, ghi vào công nợ (ứng trước, thu chưa rõ hóa đơn)	Phiếu thu (Incoming Payment)	Một phiếu
Trả tiền cho nhà cung cấp, ghi vào công nợ (tạm ứng, trả trước)	Phiếu chi (Outgoing Payment)	Một phiếu
Thu tiền không qua đối tác: thu nhập khác, hoàn ứng, lãi tiền gửi…	Phiếu thu theo tài khoản (Incoming Payment - Account)	Một dòng tài khoản; các dòng cùng số thành một phiếu
Chi tiền không qua đối tác: chi phí, tạm ứng nhân viên, nộp thuế…	Phiếu chi theo tài khoản (Outgoing Payment - Account)	Một dòng tài khoản; các dòng cùng số thành một phiếu

Cần thu / chi cấn trừ đúng hóa đơn đang còn nợ? Dùng màn Import phiếu thu / chi theo hóa đơn. Phiếu theo đối tác ở màn này chỉ ghi vào công nợ; việc cấn trừ với hóa đơn bạn làm sau trong SAP.

Trước khi bắt đầu

Bạn đã đăng nhập SAP AddOns bằng tài khoản SAP có quyền tạo phiếu thu / phiếu chi trong công ty cần ghi. Phiếu được tạo bằng chính tài khoản đó. Xem Đăng nhập bằng tài khoản SAP.
Công ty đã có trong Kết nối công ty SAP.
Nên có máy chủ database (tài khoản chỉ đọc) cho công ty này. Khi không có, ứng dụng không kiểm tra trước được kỳ kế toán và chi nhánh; SAP vẫn kiểm tra lúc tạo phiếu.

Nên thử trên công ty test trước

Phiếu đã tạo trong SAP không tự hoàn tác được. Lần đầu dùng, hãy tạo vài phiếu trên công ty test, mở trong SAP đối chiếu số tiền, tài khoản, mục dòng tiền rồi mới làm trên công ty thật.

Các bước

Màn này đi theo luồng 4 bước chung của các màn import. Phần dưới chỉ nêu những gì riêng của phiếu thu / phiếu chi.

Chọn công ty và loại phiếuNơi sẽ tạo phiếu
Lấy file mẫuFile Excel theo template của công ty
Tải file lên và kiểm traỨng dụng tự đọc và kiểm tra với SAP
Xác nhận importXem tóm tắt rồi tạo phiếu

Màn Import phiếu thu / phiếu chi ở bước 1: ô Công ty, ô Loại phiếu và dòng gợi ý theo loại phiếu — Bước 1: chọn công ty và loại phiếu. Dòng gợi ý dưới ô đổi theo loại phiếu bạn chọn.

Chọn công ty và loại phiếu
Chọn Công ty và Loại phiếu, rồi bấm Tiếp tục. Cạnh tên công ty có nhãn môi trường; công ty thật hiện chữ dữ liệu thật.
Lấy file mẫu
Bấm Tải file mẫu. File luôn có một sheet dữ liệu tên Dữ liệu, kèm sheet Ví dụ, Hướng dẫn và FieldGuide.

Lần đầu, công ty chưa có template thì bấm Tạo / sửa template để chọn cột, hoặc bấm Dùng mẫu cơ bản trong khung chọn cột. Template lưu riêng cho từng công ty và từng loại phiếu. Bạn chỉ sao chép được template giữa hai loại cùng kiểu (theo đối tác với theo đối tác, theo tài khoản với theo tài khoản), vì cột của hai kiểu khác nhau. Cách chọn cột: xem Làm việc với file Excel.
Điền file và tải lên
Điền theo mục Điền file Excel bên dưới, lưu lại, rồi thả file vào bước 3. Ứng dụng đọc file và kiểm tra với SAP ngay: đối tác, tài khoản, nhóm thuế, cost center, mục dòng tiền, kỳ kế toán.

Phiếu theo tài khoản có thêm cột Tiền phiếu (gồm thuế) trong bảng: đây là số tiền ứng dụng tính được, bằng tổng tiền trước thuế cộng thuế của các dòng. Phiếu vừa tiền mặt vừa chuyển khoản hiện dạng “tổng (tiền mặt … + chuyển khoản …)”.

Có lỗi thì sửa các ô tô đỏ trong file, lưu lại và bấm Tải lên lại file đã sửa. Nút Tiếp tục chỉ mở khi không còn phiếu lỗi; cảnh báo không chặn.
Xác nhận và tạo
Đọc tóm tắt, chọn Tạo chứng từ nháp (Draft) nếu muốn lưu phiếu nháp để kiểm tra trong SAP trước, rồi bấm nút Import … chứng từ (số phiếu theo file của bạn). Hộp xác nhận nêu lại công ty, môi trường, số phiếu; bấm Tạo … chứng từ để bắt đầu. Việc tạo chạy nền, có tiến độ, và có thể Dừng sau chứng từ đang tạo.

Bước 3 với file phiếu thu theo tài khoản hợp lệ: hộp xanh Sẵn sàng tạo 2 chứng từ, mỗi phiếu mở ra thấy các dòng tài khoản và nhóm thuế — Bước 3 với file hợp lệ: bấm ▾ để xem các dòng tài khoản của từng phiếu. Bảng cuộn ngang để xem thêm cột.

Điền file Excel

Tên cột trong file là tên SAP hiển thị trên cửa sổ Incoming Payments / Outgoing Payments, không dịch. Cột của phần Payment Means ghi thêm tên tab, ví dụ Cash - G/L Account, Bank Transfer - Total. Cột nào có danh sách thì chọn “mã – tên” hoặc chỉ gõ mã. Quy ước chung (ô bắt buộc, ô tô màu, Yes / No): xem Làm việc với file Excel.

Phiếu theo đối tác: mỗi dòng là một phiếu

Cột	Điền gì	Ví dụ
`Số thứ tự chứng từ`	Số riêng của từng phiếu, không trùng. Dùng để đối chiếu kết quả, không gửi vào SAP.	PT-0001
`Code`	Mã khách hàng hoặc nhà cung cấp. Ứng dụng tự biết là khách hàng hay nhà cung cấp; sau khi tải file lên, bảng kiểm tra hiện tên đối tác để bạn đối chiếu.	C0001
`Name`	Tên đối tác. Khác tên trong SAP thì ứng dụng cảnh báo (SAP ghi tên trong file lên phiếu).	Công ty Mẫu A
`Posting Date`	Ngày hạch toán.	2026-11-04
`Reference`, `Remarks`	Số tham chiếu và diễn giải.	Thu tiền mặt khách hàng ứng trước
`Cash - G/L Account` + `Cash - Total`	Tài khoản tiền mặt và số tiền mặt.	1111 · 5000000
`Bank Transfer - G/L Account` + `Bank Transfer - Total`	Tài khoản ngân hàng và số tiền chuyển khoản. Có thể thêm `Bank Transfer - Transfer Date`, `Bank Transfer - Reference`.	1121 · 12500000

Tiền mặt, chuyển khoản hoặc cả hai: điền cặp cột của hình thức dùng. Phiếu vừa tiền mặt vừa chuyển khoản thì điền cả hai cặp; tiền phiếu bằng tổng hai số tiền.
Phiếu chi trả vào ngân hàng của nhà cung cấp: thêm các cột Pay To - Country/Region, Pay To - Bank, Pay To - Account, Pay To - Branch. Chỉ chọn một trong hai: địa chỉ (Pay To) hoặc ngân hàng nhận tiền, không điền cả hai.
Công ty dùng chi nhánh: thêm cột Branch. Thiếu chi nhánh thì ứng dụng cảnh báo; SAP dùng chi nhánh mặc định của tài khoản SAP nếu có.

Phiếu theo tài khoản: mỗi dòng là một dòng tài khoản

Các dòng có cùng Số thứ tự chứng từ thành một phiếu. Nhóm THÔNG TIN PHIẾU chỉ cần điền ở dòng đầu của mỗi phiếu; các dòng sau để trống hoặc điền giống hệt đều được. Nhóm DÒNG TÀI KHOẢN điền ở mọi dòng.

Cột	Điền gì	Ví dụ
`Cash - G/L Account` và / hoặc `Bank Transfer - G/L Account`	Hình thức của phiếu: tài khoản tiền mặt, tài khoản ngân hàng, hoặc cả hai. Không cần cột tổng tiền.	1111
`Name`	Tên người nộp / người nhận tiền, chữ tự do (không phải mã đối tác).	Nguyễn Văn A
`G/L Account`	Tài khoản ghi đối ứng, chọn tài khoản chi tiết trong danh sách. Danh sách không có tài khoản công nợ: thu / chi của khách hàng, nhà cung cấp dùng phiếu theo đối tác.	6427
`Net Amount`	Số tiền trước thuế của dòng.	1000000
`Tax Group`	Nhóm thuế của dòng; để trống nếu không có thuế. Phiếu thu chỉ có nhóm thuế đầu ra, phiếu chi chỉ có nhóm thuế đầu vào. Tiền thuế tính theo thuế suất của ngày hạch toán.	—
`Doc. Remarks`	Diễn giải của dòng.	Phí dịch vụ tháng 10
Cột cost center	Mang tên chiều của công ty bạn; chọn cost center đúng chiều.	—

Tiền phiếu = tổng Net Amount + thuế của các dòng; ứng dụng tính và hiện ở bước 3.

Phiếu vừa tiền mặt vừa chuyển khoản (phiếu theo tài khoản)

Điền cả Cash - G/L Account và Bank Transfer - G/L Account.
Ghi phần tiền của một hình thức ở Cash - Total hoặc Bank Transfer - Total (thêm cột vào template nếu file chưa có). Phần còn lại ứng dụng tính cho hình thức kia.
Ghi cả hai số tiền cũng được, nhưng phải cộng đúng bằng tiền phiếu.

Phiếu chỉ một hình thức thì để trống hai cột số tiền: hình thức đó nhận cả tiền phiếu.

Mục dòng tiền (Primary Form Item)

Công ty bắt buộc gán dòng tiền thì mẫu cơ bản có sẵn cột Primary Form Item; công ty khác thêm cột này bằng Tạo / sửa template khi cần. Chọn mục chi tiết (không chọn mục tổng hợp). Phiếu có cả tiền mặt và chuyển khoản thì mỗi hình thức được gán cùng mục đó theo đúng phần tiền của nó.

Công ty bắt buộc gán dòng tiền mà phiếu không có mục: nếu công ty đã khai mục mặc định cho thu / chi thì ứng dụng không báo lỗi; chưa khai thì ứng dụng báo lỗi để bạn chọn mục cho phiếu.

Ngoại tệ

Có cột Currency thì phiếu dùng loại tiền đó; có thể thêm Exchange Rate.
Không có cột Currency mà tài khoản tiền chỉ dùng một ngoại tệ (ví dụ tài khoản ngân hàng USD), SAP lập phiếu bằng ngoại tệ đó và hiểu số tiền trong file là tiền ngoại tệ. Ứng dụng ghi chú điều này ở bước 3 để bạn kiểm tra.
Các trường hợp còn lại: phiếu bằng tiền hạch toán của công ty.
Tài khoản (tiền hoặc dòng) chỉ dùng loại tiền khác loại tiền của phiếu: ứng dụng cảnh báo hoặc báo lỗi, vì SAP sẽ từ chối.

Kiểm tra loại tiền trước khi tạo

Ví dụ: bạn định chi 4.000.000 VND nhưng chọn tài khoản ngân hàng chỉ dùng USD và không có cột Currency, SAP sẽ lập phiếu 4.000.000 USD. Đọc kỹ ghi chú ở bước 3; muốn phiếu bằng tiền hạch toán thì chọn tài khoản tiền khác.

Kết quả

Mỗi phiếu có trạng thái riêng: Đã tạo · DocNum … Lỗi Chờ duyệt Chưa xác định. Ý nghĩa từng trạng thái: xem Luồng 4 bước.
Bấm Tải toàn bộ kết quả để lưu file kết quả có số phiếu mới (DocNum). File này nạp lại được: phiếu đã tạo được bỏ qua, không tạo lần hai.
Có phiếu lỗi: bấm Xử lý chứng từ lỗi, ứng dụng tải file chỉ có các phiếu đó để sửa rồi tải lên lại.
Phiếu đi phê duyệt: SAP lưu thành nháp chờ duyệt, chưa tạo phiếu. Duyệt trong SAP rồi chuyển nháp thành phiếu; không import lại các phiếu này.
Tạo nhầm: mở phiếu trong SAP và dùng Cancel. Ứng dụng không tự hủy phiếu.

Lỗi thường gặp

Bước 3 với file có lỗi: hộp đỏ báo số phiếu lỗi, ô lỗi tô đỏ trong bảng — File có lỗi: ô lỗi tô đỏ, rê chuột vào ô để đọc thông báo. Sửa trong Excel rồi bấm Tải lên lại file đã sửa.

Thông báo	Nguyên nhân	Cách sửa
Chưa có số tiền: điền Cash - Total … hoặc cả hai.	Phiếu theo đối tác không có số tiền của hình thức nào.	Điền số tiền ở `Cash - Total` và / hoặc `Bank Transfer - Total`.
Chưa chọn hình thức: ở dòng đầu của phiếu, điền Cash - G/L Account (tiền mặt), Bank Transfer - G/L Account (chuyển khoản) hoặc cả hai.	Phiếu theo tài khoản chưa có tài khoản tiền.	Điền tài khoản tiền ở dòng đầu của phiếu.
Tiền mặt và chuyển khoản đều có tài khoản: ghi số tiền của một hình thức ở cột Cash - Total hoặc Bank Transfer - Total…	Phiếu theo tài khoản có cả hai hình thức nhưng chưa nói chia tiền thế nào.	Ghi phần tiền của một hình thức; thêm cột vào template nếu file chưa có.
'…' là khách hàng tiềm năng (Lead), không dùng được cho phiếu thu (phiếu chi).	Mã đối tác là Lead.	Chuyển đối tác thành khách hàng trong SAP trước.
'…' là tài khoản tổng hợp, không hạch toán được.	Chọn nhầm tài khoản tổng hợp.	Chọn tài khoản chi tiết trong danh sách.
Dòng …: '…' là tài khoản công nợ (Control Account): thu / chi của khách hàng, nhà cung cấp dùng phiếu theo đối tác…	Phiếu theo tài khoản ghi vào tài khoản công nợ.	Dùng loại phiếu theo đối tác cho khoản thu / chi của khách hàng, nhà cung cấp.
Kỳ kế toán … đã khóa: SAP không cho ghi sổ.	Ngày hạch toán nằm trong kỳ đã khóa.	Mở khóa kỳ trong SAP hoặc sửa `Posting Date`.
Dòng …: nhóm thuế '…' chưa có thuế suất hiệu lực tại ngày hạch toán…	Nhóm thuế chưa khai thuế suất cho ngày đó.	Khai thuế suất trong SAP hoặc sửa ngày.
Công ty bắt buộc gán dòng tiền và chưa có mục mặc định cho phiếu…	Thiếu mục dòng tiền.	Thêm cột `Primary Form Item` và chọn mục chi tiết.
… phải là số ('…'). Nhập dạng số trong Excel, không kèm đ, VND.	Ô số tiền có chữ hoặc ký hiệu tiền.	Gõ số thuần, ví dụ 5000000.

Cảnh báo (màu vàng) không chặn việc tạo, ví dụ: phiếu thu từ nhà cung cấp (nhận lại tiền), phiếu chi cho khách hàng (trả lại tiền), tên trong file khác tên trong SAP. Đúng ý thì bỏ qua.

Câu hỏi thường gặp

Phiếu thu theo đối tác có tự cấn trừ hóa đơn không?

Không. Tiền được ghi vào công nợ của đối tác (Payment on Account). Bạn cấn trừ với hóa đơn sau trong SAP, hoặc dùng ngay màn Import phiếu thu / chi theo hóa đơn để tạo phiếu cấn trừ sẵn.

Tôi nạp lại cùng một file hai lần thì sao?

Nạp lại file kết quả thì phiếu đã tạo được bỏ qua. Nạp lại file gốc (không có cột kết quả) thì ứng dụng hiểu là phiếu mới và tạo thêm; hiện chưa có cảnh báo nhập trùng. Luôn tiếp tục từ file kết quả.

Vì sao không thấy tài khoản công nợ trong danh sách G/L Account?

Thu / chi vào công nợ khách hàng, nhà cung cấp phải đi qua đối tác để SAP cập nhật công nợ. Hãy chọn loại phiếu theo đối tác.

Phiếu có đi phê duyệt không?

Nếu công ty có quy trình phê duyệt áp cho phiếu và tài khoản SAP của bạn nằm trong đó, SAP lưu phiếu thành nháp chờ duyệt. Ứng dụng báo trạng thái Chờ duyệt, ghi số nháp vào file kết quả và không gửi lại phiếu đó.

Giới hạn hiện tại

Hình thức thanh toán chỉ có tiền mặt và chuyển khoản. Chưa hỗ trợ séc, thẻ.
Chưa hỗ trợ thuế khấu trừ tại nguồn, phí ngân hàng, chiết khấu thanh toán.
Một phiếu chỉ một loại tiền.
Chưa kiểm tra trước tài khoản chênh lệch tỷ giá: phiếu ngoại tệ thiếu khai báo này bị SAP từ chối lúc tạo.
Chưa có cảnh báo nhập trùng, chưa chọn được series (phiếu dùng dãy số mặc định).
Công ty dùng Sales Tax (Mỹ / Canada): chưa hỗ trợ thuế trên dòng tài khoản.