Import phiếu thu / chi theo hóa đơn

Tạo hàng loạt phiếu thu, phiếu chi cấn trừ chứng từ còn nợ: ứng dụng lấy danh sách hóa đơn, giảm trừ, hóa đơn trả trước, bút toán công nợ còn nợ từ SAP ra file Excel; bạn chọn hình thức, sửa số tiền nếu trả một phần, rồi nạp lại. Ứng dụng đọc lại số còn nợ trong SAP trước khi tạo, nên không trả vượt.

• Gói: Pro
• Dành cho: Kế toán công nợ, kế toán thanh toán
• Menu: Import kế toán › Import phiếu thu / chi theo hóa đơn

Dùng khi nào

• Phiếu thu cấn trừ chứng từ bán của khách hàng: hóa đơn, giảm trừ, hóa đơn trả trước, dòng công nợ khách hàng của bút toán.
• Phiếu chi cấn trừ chứng từ mua của nhà cung cấp, cùng các loại như trên.
• Tiền phiếu bằng đúng tổng số tiền cấn trừ: không có phần dư. Muốn thu / chi trước (chưa có hóa đơn), dùng màn Import phiếu thu / phiếu chi.

Trước khi bắt đầu

• Bạn đã đăng nhập bằng tài khoản SAP có quyền tạo phiếu thu / phiếu chi; phiếu được tạo bằng chính tài khoản đó.
• Nên có máy chủ database (tài khoản chỉ đọc) cho công ty. Khi chỉ có Service Layer, ứng dụng chỉ lấy được hóa đơn, giảm trừ, hóa đơn trả trước có một kỳ thanh toán; bút toán công nợ và hóa đơn nhiều kỳ thanh toán không lấy được. Màn hình báo rõ phần bị bỏ.
• Cột thông tin phiếu (ngày, diễn giải, tài khoản tiền, UDF…) lấy theo template của màn Import phiếu thu / phiếu chi, loại phiếu theo đối tác. Muốn thêm cột, sửa template ở màn đó rồi tải file mới. Chưa lưu template thì dùng mẫu cơ bản.

Các bước

1. Chọn công ty và loại phiếuPhiếu thu hay phiếu chi
2. Chọn chứng từ còn nợ, tải file ExcelLọc, tick, tải file
3. Nạp file đã điền và kiểm traỨng dụng đọc lại số còn nợ
4. Xác nhận và tạoChạy nền, có file kết quả

1. Chọn công ty và loại phiếu

   Chọn Công ty và Loại phiếu: Phiếu thu (Incoming Payment) hoặc Phiếu chi (Outgoing Payment), rồi bấm Tiếp tục.

2. Tìm chứng từ còn nợ

   Lọc theo nhu cầu, rồi bấm Tìm chứng từ còn nợ:

   • Khách hàng (phiếu chi: Nhà cung cấp): gõ tên hoặc mã; để trống là tất cả.
   • Từ ngày, Đến ngày: mặc định một năm gần nhất.
   • Số chứng từ: các số cách nhau bằng dấu phẩy, ví dụ 1201, 1203.
   • Chi nhánh: chỉ hiện khi chứng từ tìm được thuộc từ hai chi nhánh trở lên.
   • Loại chứng từ cấn trừ: Hóa đơn, Giảm trừ, Hóa đơn trả trước, Bút toán (mặc định chọn cả bốn).

   Mỗi lần tìm lấy tối đa 3.000 chứng từ. Nhiều hơn thì màn hình báo Quá nhiều để tải một lần: thu hẹp bộ lọc (chọn đối tác, rút ngắn khoảng ngày hoặc bớt loại chứng từ).

3. Tick chứng từ và tải file

   Bảng kết quả có cột Loại, Số chứng từ, Ngày · hạn thanh toán, tên đối tác và Còn nợ. Tick các chứng từ cần cấn trừ (hoặc Chọn tất cả), rồi bấm Tải file Excel (… chứng từ). File điền sẵn số tiền cấn trừ bằng số còn nợ, mỗi đối tác (mỗi loại tiền) một phiếu.

4. Điền file và nạp lại

   Điền theo mục Điền file Excel, lưu lại, bấm Đã điền xong, nạp file rồi thả file vào bước 3. Ứng dụng đọc lại số còn nợ trong SAP ngay khi nạp, vì chứng từ có thể đã được trả bớt từ lúc tải file.

   Bảng bước 3 xếp theo phiếu: Số phiếu, đối tác, Hình thức · ngày, Tiền phiếu, số chứng từ, Trạng thái. Bấm ▸ ở đầu dòng để xem từng chứng từ với Còn nợ lúc tải, Còn nợ hiện tại, Số tiền cấn trừ và Dòng Excel.

   Có lỗi thì sửa file theo thông báo, lưu lại rồi bấm Nạp lại file đã sửa. Phiếu chỉ được tạo khi cả file hết lỗi.

5. Xác nhận và tạo

   Chọn Tạo phiếu nháp (Payment Drafts) nếu muốn kiểm tra trong SAP trước: phiếu nháp chưa ghi sổ và chưa trừ công nợ của chứng từ. Bấm Tạo … phiếu thu (hoặc phiếu chi), đọc hộp xác nhận rồi bấm nút tạo. Ngay trước khi tạo từng phiếu, ứng dụng đọc lại số còn nợ lần nữa; chứng từ đã được trả bớt thì phiếu đó không được tạo.

Điền file Excel

File có một sheet dữ liệu tên Dữ liệu, mỗi dòng là một chứng từ còn nợ (một kỳ thanh toán của hóa đơn, giảm trừ, hóa đơn trả trước, hoặc một dòng đối tác của bút toán). Các nhóm cột:

Chọn hình thức

• Tiền mặt: điền Cash - G/L Account ở dòng đầu phiếu, để trống cột số tiền.
• Chuyển khoản: điền Bank Transfer - G/L Account, để trống cột số tiền.
• Cả hai: điền cả hai tài khoản và ghi phần tiền của một hình thức ở Cash - Total hoặc Bank Transfer - Total; phần còn lại ứng dụng tính. Ghi cả hai số thì phải cộng đúng bằng tiền phiếu.

Chứng từ ngoại tệ

• Chứng từ có Loại tiền khác tiền hạch toán được trả bằng chính loại tiền đó: Tổng tiền, Còn nợ lúc tải, Số tiền cấn trừ đều theo ngoại tệ.
• Một phiếu chỉ một loại tiền. File đã tách sẵn mỗi đối tác mỗi loại tiền một số phiếu; đừng gộp VND với USD vào một số phiếu.
• Cột Exchange Rate điền sẵn tỷ giá SAP của ngày hạch toán lúc tải file, ở dòng đầu phiếu ngoại tệ. Đổi Posting Date thì sửa tỷ giá theo ngày mới, hoặc xóa trống để SAP dùng tỷ giá của ngày hạch toán. SAP tự hạch toán chênh lệch tỷ giá.

Kết quả

• Mỗi phiếu có trạng thái: Đã tạo · số … Lỗi Chờ duyệt Chưa xác định. Ý nghĩa: xem Luồng 4 bước.
• Bấm Tải file kết quả để lưu số phiếu. Nạp lại file kết quả thì phiếu đã tạo được bỏ qua.
• Có phiếu lỗi: bấm Xử lý phiếu lỗi, ứng dụng tải file chỉ có các phiếu đó để sửa rồi nạp lại.
• Phiếu đi phê duyệt: SAP lưu thành nháp chờ duyệt, chưa tạo phiếu và chưa trừ công nợ. Duyệt trong SAP rồi chuyển nháp thành phiếu; không tạo lại các phiếu này.
• Tạo nhầm: mở phiếu trong SAP và dùng Cancel. Ứng dụng không tự hủy phiếu.

Lỗi thường gặp

Câu hỏi thường gặp

Giới hạn hiện tại

• Chưa ghi phần dư thành tiền trả trước, chưa có chiết khấu thanh toán, chưa cấn trừ phiếu thu / chi trả trước còn số dư.
• Chứng từ ngoại tệ chỉ trả bằng chính loại tiền của nó; không trả bằng tiền hạch toán. Một phiếu một loại tiền.
• Hình thức chỉ có tiền mặt và chuyển khoản; chưa có séc, thẻ, thuế khấu trừ tại nguồn, phí ngân hàng.
• Tối đa 3.000 chứng từ một lần tải.