Làm việc với file Excel

Mọi màn import dùng file Excel do chính ứng dụng tạo cho công ty của bạn. Nắm vài quy ước dưới đây là điền được mọi file.

Luôn bắt đầu từ file ứng dụng tạo

Tải file mẫu (hoặc xuất dữ liệu đang có) ở bước 2 của màn import, rồi điền vào file đó. Đừng tự tạo file mới từ đầu.
File mẫu được làm theo đúng công ty đã chọn: cột theo template của công ty, danh sách chọn lấy từ dữ liệu SAP của công ty đó (nhóm, tài khoản, kho, đơn vị tính…). File của công ty này đưa sang công ty khác có thể sai danh mục.
Có thể dùng Microsoft Excel; file không chứa macro.

Cấu trúc file

Phần	Là gì
Sheet dữ liệu	Nơi bạn điền. Chứng từ có sheet `Header` (phần đầu chứng từ) và `Lines` (dòng hàng); dữ liệu chủ có sheet chính và các sheet con như địa chỉ, người liên hệ.
Cột nối các sheet	Cột đầu tiên (ví dụ "Số thứ tự đối tác", hay số thứ tự chứng từ) nối dòng ở sheet con với dòng ở sheet chính. Các dòng cùng số thuộc cùng một chứng từ / đối tượng. Không giới hạn số dòng chi tiết.
Hàng tiêu đề	Tên cột viết đúng như cửa sổ SAP hiển thị, không dịch. Phía trên có một hàng ẩn chứa tên kỹ thuật của field — đừng xóa hay sửa hàng này.
Sheet `Hướng dẫn`	Cách điền file, giá trị đặc biệt, những gì không làm được.
Sheet `Ví dụ`	Có trong file mẫu: vài dòng mẫu theo đúng cột của template. Ứng dụng không đọc sheet này, bạn không cần xóa.
Sheet danh mục / `FieldGuide`	Giải thích từng cột và danh sách giá trị hợp lệ.
Sheet ẩn	Ứng dụng dùng để giữ danh sách chọn và thông tin của file. Đừng xóa.

Đừng đổi tên sheet, đừng xóa hàng tiêu đề

Ứng dụng nhận cột theo hàng tiêu đề và hàng ẩn phía trên. Bạn được đổi chữ ở hàng tiêu đề cho dễ đọc, được ẩn cột, đổi độ rộng, tô màu.

Chọn cột: template theo công ty

Bấm Tạo / sửa template ở bước 2 để chọn cột có trong file. Khung chọn cột có tên cột như SAP hiển thị, tên kỹ thuật (giống ô System Information của SAP), và tìm được theo cả hai. Template lưu theo công ty; lần sau tải file mẫu là có đúng các cột đã chọn. Cột UDF của công ty cũng có trong danh sách.

Ô chọn "mã – tên"

Cột có danh mục (nhóm, tài khoản, kho, nhân viên bán hàng…) có danh sách chọn dạng mã – tên, ví dụ 101 – Khách lẻ.
Gõ chỉ mã cũng được (ví dụ 101): ứng dụng hiểu như nhau. Excel không bật hộp cảnh báo khi bạn gõ.
Giá trị không có trong danh sách được tô cam ngay trong Excel để bạn thấy. Bước 3 sẽ báo lỗi nếu SAP không có giá trị đó.
Danh sách lấy từ SAP lúc tải file. Nếu vừa thêm nhóm / tài khoản mới trong SAP, tải lại file mẫu để có giá trị mới.

Các kiểu giá trị

Kiểu	Cách điền	Ví dụ
Có / không	Ghi `Yes` hoặc `No`	`Yes`
Số, số tiền, số lượng	Ô kiểu số của Excel. Số gõ thành chữ (ví dụ `45.000` có dấu chấm ngăn cách dạng chữ) có thể bị từ chối	`45000`
Ngày	Ô kiểu ngày của Excel	`15/11/2026`
Mã (đối tác, mặt hàng, chứng từ…)	Giữ đúng như SAP, kể cả số 0 ở đầu. Nên để ô dạng Text để Excel không bỏ số 0	`C0001`, `00125`
Giá trị cố định của SAP	Chọn trong danh sách dạng mã – nhãn	`B – Bill To`

Ô trống và #XOA

Thêm mới: ô trống là không điền, SAP dùng giá trị mặc định của nó.
Sửa (dữ liệu chủ): ô trống là giữ nguyên giá trị trong SAP. Chỉ những ô có giá trị mới được đổi.
Muốn xóa giá trị đang có trong SAP, ghi #XOA vào ô. Chỉ dùng khi sửa, và chỉ với cột chữ / mã; sheet Hướng dẫn của file ghi rõ cột nào xóa được.

Ô tô đỏ, tô cam sau khi kiểm tra

Ở bước 3, file kiểm tra (file lỗi) là chính file bạn đã nạp, giữ nguyên dòng, định dạng và cột bạn tự thêm, cộng thêm:

Ô có lỗi tô đỏ, ô cảnh báo tô cam; di chuột vào ô để đọc ghi chú bắt đầu bằng "Ứng dụng kiểm tra:".
Cột Kết quả và Thông báo ở sheet chính tóm tắt từng dòng.
Sửa xong, nạp lại file này: dấu cũ được gỡ trước khi kiểm tra lại.

File kết quả

Sau khi ghi, Tải file kết quả cho file của bạn kèm kết quả từng dòng, thông báo của SAP và số / mã SAP đã cấp (số chứng từ, số nháp chờ duyệt, mã đối tác…).
Nạp lại file kết quả để làm tiếp phần chưa xong: dòng đã xong được bỏ qua. Xem Làm tiếp phần chưa xong.
Màn dữ liệu chủ còn có Tải file hoàn tác: file chứa giá trị cũ của những ô vừa sửa, nạp lại (việc Sửa) để trả về như trước. File này không hoàn tác được đối tượng vừa thêm hay dòng con vừa thêm.

Mẹo cho file lớn

Chia file theo nhóm hợp lý (theo tháng, theo chi nhánh) để dễ đối chiếu, nhưng không bắt buộc: ứng dụng không giới hạn số dòng.
Khai máy chủ database: kiểm tra file lớn nhanh hơn nhiều so với chỉ đọc qua Service Layer hay DI API.
Lưu file (Ctrl + S) và đóng file trong Excel trước khi nạp lên: ứng dụng chỉ đọc được những gì đã lưu, và có lúc không đọc được file đang mở.