Import MKT Doc theo lô / serial

Tạo hàng loạt chứng từ có mặt hàng quản lý theo lô / serial: phiếu giao hàng, hóa đơn, phiếu nhập hàng mua, trả hàng, phiếu xuất / nhập kho. Có thể tạo từ chứng từ gốc còn mở hoặc tự điền dòng hàng. Kho có quản lý vị trí (bin) được tự nhận biết.

Gói: Pro
Dành cho: Thủ kho, sale admin, mua hàng, kế toán kho
Menu: Import marketing document › Import MKT Doc theo lô / serial

Excel có gì, ứng dụng nhập đúng như vậy

Gợi ý lô / serial theo FEFO / FIFO và vị trí nhận hàng mặc định chỉ được điền sẵn vào file Excel (ô tô vàng) để bạn xem và sửa. Khi tạo chứng từ, ứng dụng gửi đúng lô / serial / vị trí đang có trong file; không tự chọn lô khác.

Chọn đúng việc

Ở bước 1, mục Chứng từ gốc có hai lựa chọn:

Có chứng từ gốc: tạo từ đơn hàng, phiếu giao / nhập hàng… còn mở trong SAP (như Copy To). Chọn theo câu “Tạo … từ …”.
Không có chứng từ gốc: tự điền dòng hàng và lô / serial trong file Excel mẫu.

Chế độ	Xuất kho (chọn lô / serial đang có)	Nhận hàng (nhập lô / serial in trên hàng)
Có chứng từ gốc	Phiếu giao hàng ← Đơn bán hàng, Báo giá bán hàng Hóa đơn bán hàng ← Đơn bán hàng, Báo giá bán hàng Trả hàng mua ← Phiếu nhập hàng mua Giảm trừ mua hàng ← Hóa đơn mua hàng	Phiếu nhập hàng mua ← Đơn mua hàng Hóa đơn mua hàng ← Đơn mua hàng
Không có chứng từ gốc	Phiếu giao hàng, Hóa đơn bán hàng, Trả hàng mua, Giảm trừ mua hàng, Phiếu xuất kho	Phiếu nhập hàng mua, Hóa đơn mua hàng, Hàng bán trả lại, Giảm trừ bán hàng, Phiếu nhập kho

Hóa đơn bán hàng từ Phiếu giao hàng (có chứng từ gốc) không xuất kho: SAP lấy đúng lô / serial đã giao, bạn không cần điền lô / serial.
Hàng bán trả lại / Giảm trừ bán hàng không có chứng từ gốc là nhận lại hàng khách trả: ghi lô / serial in trên hàng; serial phải là serial đã bán.
Phiếu xuất kho / nhập kho ở đây là phiếu tự do, không theo lệnh sản xuất và không có đối tác.

Dưới câu chọn, màn hình ghi rõ việc bạn đang làm là xuất kho, nhận hàng, hàng khách trả lại hay không xuất kho.

Trước khi bắt đầu

Bạn đã đăng nhập bằng tài khoản SAP có quyền tạo loại chứng từ cần làm.
Mặt hàng đã được khai quản lý theo lô hoặc serial trong SAP.
Ứng dụng phải đọc được tồn kho theo lô / serial / vị trí. Service Layer của SAP không cho đọc phần này, nên công ty cần có Máy chủ database (tài khoản chỉ đọc) hoặc kết nối DI API. Nếu thiếu, bước 1 hiện hộp Chưa dùng được với công ty này (với việc xuất kho) hoặc Lưu ý về kết nối SAP của công ty này, kèm cách khắc phục và nút Mở Kết nối công ty SAP.

Lần đầu, chọn Tạo chứng từ nháp (Draft) ở bước 4. Nháp chưa ghi sổ, chưa xuất / nhập kho và chưa trừ số lượng còn mở của chứng từ gốc.

Các bước

Màn này đi theo luồng 4 bước chung. Phần dưới nói điểm riêng của màn.

Chọn việc cần làmCông ty và loại chứng từ
Lấy file ExcelChọn chứng từ, cách điền lô / serial
Nạp file đã điền và kiểm traĐối chiếu tồn kho với SAP
Xác nhận và tạoChạy nền, có file kết quả

Bước 1 của màn lô / serial: ô Công ty, lựa chọn Có / Không có chứng từ gốc và câu Tạo … từ … — Bước 1: chọn có hay không có chứng từ gốc, rồi chọn loại chứng từ.

Chọn việc cần làm
Chọn Công ty, chọn Có chứng từ gốc hoặc Không có chứng từ gốc, rồi chọn loại chứng từ. Bấm Tiếp tục.
Lấy file Excel — có chứng từ gốc
Lọc như màn Import theo chứng từ gốc (Khách hàng / Nhà cung cấp, Từ ngày, Đến ngày, Số chứng từ), bấm Tìm chứng từ còn mở, tick các chứng từ cần lấy. Danh sách có thêm cột Lô / serial / vị trí.

Xuất kho — chọn cách điền lô / serial vào file:
- Hạn dùng gần nhất trước (FEFO): mặt hàng không có hạn dùng thì lấy lô / serial nhập kho sớm nhất.
- Nhập trước xuất trước (FIFO): lấy lô / serial có ngày nhập kho sớm nhất.
- Để trống, tôi tự điền: file để trống lô / serial; ở bước 3 vẫn có nút điền gợi ý cho chỗ còn thiếu.
Ứng dụng không gợi ý lô hết hạn, bị khóa, đang giữ cho chứng từ khác, hay vị trí không đủ tồn, và nhớ lựa chọn này cho lần sau. Bấm Tải file có gợi ý lô / serial (N chứng từ) (hoặc Tải file Excel (N chứng từ) khi để trống).

Nhận hàng — bạn điền số lô / serial mới trong file. Sheet Serials có sẵn đủ dòng theo số lượng để dán cả cột; vị trí nhận hàng điền sẵn vị trí mặc định của kho (tô vàng) khi vị trí đó được phép nhận hàng.

Cần thêm cột như hạn dùng, ngày sản xuất, số lô nhà sản xuất khi nhận hàng: bấm Tạo / sửa cột lô / serial, tick cột cần có ở sheet Lô và sheet Serials, bấm Lưu cột lô / serial (lưu theo công ty). Cột của chứng từ gốc trong file chọn bằng Tạo / sửa template xuất, dùng chung với màn Import theo chứng từ gốc.
Lấy file Excel — không có chứng từ gốc
Bấm Tải file mẫu. Cột của sheet Dòng hàng theo template của loại chứng từ, dùng chung với màn Import Marketing Document; bấm Tạo / sửa template để chọn thêm cột như ngày, tham chiếu, ghi chú, giá, UDF.
Nạp file đã điền và kiểm tra
Kéo thả file vào ô nạp file. Kiểm tra chạy nền theo từng giai đoạn (đọc chứng từ gốc / danh mục và tồn kho từ SAP, kiểm tra liên kết, số lượng, tồn). File nhiều serial có thể mất vài chục giây; bạn có thể đóng trang, mở lại vẫn thấy kết quả, hoặc bấm Hủy kiểm tra.

Bảng Chứng từ sẽ tạo cho thấy từng chứng từ, mở ra xem dòng hàng và lô / serial / vị trí đã đọc từ file. Mỗi lỗi ghi rõ sheet và dòng Excel.

Nếu còn dòng hàng chưa đủ lô / serial / vị trí, hộp Có dòng hàng chưa điền đủ lô / serial / vị trí hiện ra: chọn Hạn dùng gần nhất trước (FEFO) hoặc Nhập trước xuất trước (FIFO), bấm Điền gợi ý vào chỗ còn thiếu (xem Điền gợi ý).
Xác nhận và tạo
Chọn hoặc bỏ Tạo chứng từ nháp (Draft), bấm Tạo chứng từ, đọc hộp Xác nhận tạo chứng từ rồi bấm nút tạo. Ngay trước khi tạo từng chứng từ, ứng dụng kiểm tra lại tồn và vị trí; nếu đã đổi (chứng từ khác vừa dùng) thì không tạo chứng từ đó và không tự chọn lô khác. Việc tạo chạy nền, có nút Dừng sau chứng từ đang tạo.

File Excel

Quy ước chung của file xem ở Làm việc với file Excel. File của màn này có nhiều sheet; các sheet Lô / Serials / Vị trí là bảng Excel, thêm dòng tùy ý (dòng mới tự có công thức).

Sheet	Nội dung
`Dòng hàng`	Có chứng từ gốc: mỗi dòng là một dòng còn mở, sửa `SL lần này` như màn Import theo chứng từ gốc. Không có chứng từ gốc: điền `Số thứ tự chứng từ`, mã hàng, kho, SL…; các dòng cùng số là một chứng từ, thông tin chứng từ điền ở dòng đầu.
`Lô`	Mỗi dòng một lô: số lô, SL, vị trí (nếu kho có vị trí). Nhiều lô cho một dòng hàng: chép dòng, đổi số lô và SL.
`Serials`	Mỗi serial một dòng. Dán cả cột từ máy quét hoặc file nhà cung cấp (dùng Paste Values để giữ số 0 ở đầu). Serial trùng tự tô đỏ.
`Vị trí`	Dòng hàng không theo lô / serial nhưng ở kho có quản lý vị trí: ghi vị trí và SL.
`Tồn kho tham khảo`	Chỉ khi xuất kho: tồn theo lô / serial / vị trí lúc tải file (Tồn, Đã giữ, Hạn dùng, Ngày nhập, Trạng thái) để bạn chọn lô.
`Ví dụ`, `Hướng dẫn`	Cách điền; ứng dụng không đọc khi kiểm tra.

Khóa dòng hàng: nối lô / serial với dòng hàng

Mỗi dòng ở sheet Lô, Serials, Vị trí phải ghi khóa của dòng hàng nó thuộc về (ứng dụng không ghép theo vị trí dòng):

Có chứng từ gốc: Số chứng từ gốc và Dòng số (# trên chứng từ gốc).
Không có chứng từ gốc: Số thứ tự chứng từ + Mã hàng + Kho (kho ghi tên hoặc mã đều được). Một chứng từ có hai dòng cùng mặt hàng, cùng kho: điền cột Phân biệt dòng (ví dụ 1, 2 hoặc KM) ở dòng hàng và ghi giống ở các dòng lô / serial.

Chép khóa xuống bằng Ctrl+D hoặc Copy / Paste; không kéo chép ô có số ở cuối vì Excel tự tăng số. Khóa không khớp dòng hàng nào thì Excel hiện ⚠.

Cột Excel tự tính ở sheet Dòng hàng

Cột	Ý nghĩa
`Quản lý theo`	Lô: điền ở sheet Lô. Serial: điền ở sheet Serials. Không: không cần lô / serial (kho có vị trí thì điền ở sheet Vị trí).
`Kho có vị trí`	Yes: kho quản lý vị trí; mỗi lô / serial cần vị trí. Đổi kho thì cột này đổi theo.
`Cần điền (đơn vị kho)`	Số lượng đổi sang đơn vị tính trong kho. Tổng lô / số serial / tổng vị trí phải bằng số này.
`Đã điền lô / serial / vị trí`	Đỏ khi chưa khớp số cần điền, xanh khi khớp. Ứng dụng kiểm tra lại khi nạp file.

Hóa đơn bán hàng từ Phiếu giao hàng: file chỉ có sheet Dòng hàng, kèm cột chỉ xem Lô / serial (theo phiếu giao hàng). Sửa SL lần này hoặc xóa dòng không lấy; không điền lô / serial.

Điền gợi ý vào chỗ còn thiếu

Nút Điền gợi ý vào chỗ còn thiếu ở bước 3 tải về một bản mới của file bạn vừa nạp:

Giữ nguyên các dòng bạn đã ghi; thêm gợi ý (tô vàng) vào phần còn thiếu, ngay sau dòng cuối của dòng hàng đó.
Ứng dụng đọc lại tồn kho lúc bấm nút; không đọc được thì gợi ý theo tồn lúc nạp file và nói rõ giờ.
Lô bạn đã ghi số mà để trống SL: được điền SL (tối đa phần còn xuất được) và vị trí theo đúng lô đó. Muốn dùng một lô cụ thể mà chưa biết SL, chỉ cần ghi số lô.
Nhận hàng: nút điền vị trí nhận hàng mặc định vào các ô Vị trí còn trống; số lô / serial nhận hàng vẫn do bạn điền.
Dòng có lỗi tô đỏ, cách sửa ghi ở cột Ứng dụng báo (ứng dụng bỏ qua cột này khi nạp, không cần xóa).
Định dạng riêng và cột bạn tự thêm không được giữ trong bản mới.

Mở file, xem lại các ô tô vàng, sửa nếu cần, lưu rồi nạp lại ở bước 3. Gợi ý chỉ nằm trong file: khi nạp lại, ứng dụng kiểm tra với tồn kho mới nhất và nhập đúng những gì file có.

Ứng dụng kiểm tra gì

Tình huống	Kết quả
Tổng lô / serial / vị trí của dòng hàng khác số cần điền	Lỗi
Xuất vượt tồn (tính cộng dồn cả file); lô bị khóa hoặc không được truy cập	Lỗi
Lô hết hạn; lô đang được giữ cho chứng từ khác (chỉ chặn khi vượt tồn thực)	Cảnh báo
Vị trí không thuộc kho của dòng, đang ngưng dùng, bị chặn; khi nhận hàng: vượt giới hạn mặt hàng / nhóm / một lô / SL tối đa của vị trí	Lỗi
Serial trùng trong file; nhận hàng với serial đã có trong SAP	Lỗi
Hàng bán trả lại / Giảm trừ bán hàng không gốc: serial chưa từng có hoặc đang ở trong kho	Lỗi (lô chưa từng có: Cảnh báo)
Phiếu nhập kho: lô đã có (hàng cộng vào lô có sẵn); serial đã xuất trước đây nay nhập lại	Cảnh báo (serial đang ở một kho: Lỗi)
Dòng ở sheet Lô / Serials / Vị trí không thuộc dòng hàng nào	Lỗi liên kết trong file
Mặt hàng dùng nhóm đơn vị tính	Quy đổi theo đơn vị của dòng; không quy đổi được thì Lỗi kèm lý do

Kết quả

Màn Hoàn tất và các nút Xử lý chứng từ lỗi, Tải file kết quả, Làm lần mới dùng như ở Import Marketing Document. File “chứng từ lỗi” giữ nguyên sheet Lô / Serials / Vị trí của các chứng từ đó; chứng từ đã tạo không bị tạo lại. Làm lần mới giữ công ty, loại chứng từ và cách điền lô.

Mất kết nối giữa chừng: có chứng từ gốc thì ứng dụng tìm chứng từ mới có liên kết tới chứng từ gốc; không có chứng từ gốc thì tìm chứng từ có đúng các serial (hoặc đúng lô và số lượng). Không chắc thì báo Chưa xác định: kiểm tra trong SAP trước khi làm lại.
Chờ duyệt: xem Chứng từ phải phê duyệt.
Tạo nhầm: mở chứng từ mới trong SAP và dùng Cancel. Ứng dụng không tự hủy chứng từ.

Lỗi thường gặp

Thông báo	Nguyên nhân	Cách sửa
Chưa dùng được với công ty này — … ứng dụng chưa đọc được tồn kho theo lô / serial / vị trí …	Công ty chỉ kết nối qua Service Layer, không đọc được tồn theo lô / serial	Nhờ người quản trị khai Máy chủ database cho công ty này theo hướng dẫn trong hộp
Lỗi liên kết trong file — dòng ở sheet Lô / Serials / Vị trí không thuộc dòng hàng nào	Khóa dòng hàng ghi sai (Excel hiện ⚠), thường do kéo chép làm tăng số	Sửa khóa cho giống hệt sheet Dòng hàng; chép bằng `Ctrl`+`D`
… đây là lô của mặt hàng … (dòng hàng …)	Ghi lô vào nhầm dòng hàng	Chuyển dòng lô về đúng khóa của dòng hàng đó
Dòng Excel …: cùng chứng từ …, mặt hàng …, kho …. Điền cột Phân biệt dòng …	File không gốc có hai dòng cùng mặt hàng, cùng kho trong một chứng từ	Điền `Phân biệt dòng` (1, 2…) và ghi giống ở các dòng lô / serial / vị trí của chúng
… lô … chưa có SL. Bấm "Điền gợi ý vào chỗ còn thiếu" …	Bạn chỉ ghi số lô (xuất kho)	Bấm nút để ứng dụng điền SL và vị trí theo lô đó, hoặc tự nhập SL
Còn … dòng ở sheet Lô / Serials / Vị trí không thuộc dòng hàng nào. Sửa file và kiểm tra lại trước khi tạo.	Như lỗi liên kết ở trên	Sửa khóa, nạp lại file

Câu hỏi thường gặp

Tôi muốn tự chọn lô, không theo FEFO / FIFO?

Chọn Để trống, tôi tự điền ở bước 2 rồi điền số lô (xem sheet Tồn kho tham khảo), hoặc sửa thẳng các ô gợi ý tô vàng. Ứng dụng nhập đúng lô trong file.

Số lượng lô / serial tính theo đơn vị nào?

Theo đơn vị tính trong kho. Cột Cần điền (đơn vị kho) cho biết tổng cần điền cho mỗi dòng hàng.

Nhận hàng có hàng nghìn serial thì dán thế nào?

Ở sheet Serials, dán cả cột serial (Paste Values). Có chứng từ gốc thì file đã có sẵn đủ dòng kèm khóa; không có chứng từ gốc thì nhớ ghi khóa dòng hàng cho từng dòng bằng Ctrl+D.

Giới hạn hiện tại

Chưa có trả hàng theo lô / serial của chứng từ gốc (ví dụ Hàng bán trả lại từ Phiếu giao hàng có lô). Nếu không cần liên kết với chứng từ gốc, chế độ Không có chứng từ gốc có Hàng bán trả lại và Giảm trừ bán hàng.
Phiếu xuất / nhập kho theo lệnh sản xuất chưa có.
Công ty chỉ có Service Layer: không kiểm tra và gợi ý được lô / serial khi xuất kho; với hàng trả lại / phiếu nhập kho có serial, ứng dụng không kiểm tra trước được serial có đang ở kho không (SAP kiểm tra khi tạo).
Mặt hàng dùng nhóm đơn vị tính: file mẫu tính theo đơn vị mặc định; dòng chọn đơn vị khác được tính lại khi nạp file.