Import theo chứng từ gốc

Tạo hàng loạt chứng từ từ chứng từ còn mở trong SAP, giống Copy To: tải các dòng còn mở ra Excel, sửa số lượng lấy lần này, nạp lại. Mỗi chứng từ gốc tạo đúng một chứng từ mới, không vượt số lượng còn mở.

• Gói: Pro
• Dành cho: Sale admin, kế toán công nợ, thủ kho, mua hàng
• Menu: Import marketing document › Import theo chứng từ gốc

Ví dụ: xuất hóa đơn cho 30 phiếu giao hàng trong tháng, giao hàng thiếu cho một số đơn bán, nhận hàng theo đơn mua. Bạn không gõ lại khách hàng, mặt hàng, giá: các thông tin đó lấy từ chứng từ gốc trong SAP.

Luồng tạo được

Ở bước 1 bạn chọn theo câu “Tạo … từ …”. Ô thứ hai chỉ có các loại chứng từ mà SAP cho Copy To sang loại đã chọn, nên không chọn sai cặp được. Gõ vào ô để tìm.

Trước khi bắt đầu

• Bạn đã đăng nhập bằng tài khoản SAP có quyền tạo loại chứng từ cần làm.
• Chứng từ gốc đang còn mở trong SAP (chưa đóng, còn số lượng chưa xử lý).
• Dòng có mặt hàng quản lý theo lô / serial ở luồng có xuất hoặc nhập kho không tạo được ở màn này: dùng Import MKT Doc theo lô / serial.

Các bước

Màn này đi theo luồng 4 bước chung. Phần dưới nói điểm riêng của màn.

1. Chọn việc cần làmCông ty và loại chứng từ
2. Chọn chứng từ gốc, tải file ExcelLọc, tick, tải file
3. Nạp file đã sửa và kiểm traỨng dụng đọc lại SAP
4. Xác nhận và tạoChạy nền, có file kết quả

1. Chọn việc cần làm

   Chọn Công ty, rồi chọn câu Tạo [loại chứng từ mới] từ [loại chứng từ gốc], ví dụ Tạo Hóa đơn bán hàng (AR Invoice) từ Phiếu giao hàng (Delivery). Bấm Tiếp tục.

2. Chọn chứng từ gốc, tải file Excel

   Lọc chứng từ còn mở:

   • Khách hàng / Nhà cung cấp: gõ tên hoặc mã; để trống là tất cả. Ứng dụng gợi ý các đối tác có chứng từ còn mở trong khoảng ngày.
   • Từ ngày, Đến ngày.
   • Số chứng từ: dán một hoặc nhiều số, ví dụ 1201, 1203. Khi nhập số, ứng dụng bỏ qua khoảng ngày.
   • Nhân viên bán hàng / Nhân viên mua hàng, Chi nhánh: chỉ hiện khi công ty có dùng.

   Bấm Tìm chứng từ còn mở. Danh sách hiện số chứng từ, ngày, đối tác, số dòng và giá trị còn mở; mọi chứng từ được tick sẵn. Bấm vào dòng để tick / bỏ tick; bộ đếm ghi Đã chọn N/M chứng từ · K dòng.

   Bấm Tải file Excel. File điền sẵn SL lần này bằng SL còn lại. Trong Excel: sửa số lượng hoặc xóa dòng không lấy, lưu lại. Bạn có thể đóng màn hình; lần sau mở lại, ứng dụng mở sẵn bước nạp file. Đã có file sửa từ trước: bấm Đã có file Excel đã sửa từ trước? Nạp file luôn ở bước 3 →.

   

3. Nạp file đã sửa và kiểm tra

   Kéo thả file vào ô nạp file. Ứng dụng đọc lại SAP ngay khi nạp, vì số lượng còn mở có thể đã đổi từ lúc tải file. Bảng Chứng từ sẽ tạo ghép từng chứng từ gốc với chứng từ mới; bấm để mở dòng hàng, xem SL còn lại lúc tải, SL còn lại hiện tại, SL lần này.

   Còn lỗi: sửa file theo thông báo, lưu, bấm Nạp lại file đã sửa. Hết lỗi: bấm Tiếp tục.

4. Xác nhận và tạo

   Chọn hoặc bỏ Tạo chứng từ nháp (Draft), bấm Tạo chứng từ. Hộp Xác nhận tạo chứng từ ghi ví dụ Sẽ tạo 12 hóa đơn bán hàng từ 12 phiếu giao hàng vào công ty …; bấm nút Tạo 12 hóa đơn bán hàng để bắt đầu.

   Giá, chiết khấu, thuế kế thừa từ chứng từ gốc, trừ các ô bạn đã sửa trong file. Ngay trước khi tạo, ứng dụng đọc lại số lượng còn mở. Việc tạo chạy nền; có nút Dừng sau chứng từ đang tạo. Đóng trình duyệt vẫn chạy; không khởi động lại ứng dụng khi đang tạo.

File Excel

Quy ước chung của file (ô chọn “mã – tên”, ghi chú ở ô tiêu đề…) xem ở Làm việc với file Excel. Riêng file của màn này:

• Mỗi dòng là một dòng còn mở của chứng từ gốc. Các dòng cùng số chứng từ gốc được gom thành một chứng từ mới, không cần nằm liền nhau. File không có cột “Số thứ tự chứng từ”.
• Sửa trực tiếp trên dòng. Giá trị điền sẵn lấy từ chứng từ gốc: ô nào bạn sửa thì giá trị đó được dùng; ô không sửa thì SAP lấy theo chứng từ gốc.
• Không chèn dòng mới: dòng mới không có chứng từ gốc nên bị báo lỗi. Không lấy dòng nào thì nhập SL lần này = 0 hoặc xóa dòng đó.
• Ứng dụng chỉ nhận file tải từ bước 2 của màn này (đúng công ty, đúng luồng). File tự tạo ngoài ứng dụng không dùng được.

Template xuất (chọn cột cho file)

Bấm Tạo / sửa template xuất ở bước 2 để chọn các cột của chứng từ gốc sẽ có trong file, đổi tên cột cho quen, rồi Lưu template. Template lưu theo công ty và loại chứng từ gốc, dùng chung với màn Import MKT Doc theo lô / serial. Chưa có template thì file dùng các cột cơ bản (số chứng từ, đối tác, ngày, số tham chiếu, ghi chú, mã / tên hàng, kho). Cột liên kết, SL còn lại, SL lần này luôn có.

Ứng dụng kiểm tra gì khi nạp file

Kết quả

Màn Hoàn tất đặt số chứng từ mới cạnh từng chứng từ gốc. Các nút Xử lý chứng từ lỗi, Tải file kết quả, Làm lần mới dùng như ở Import Marketing Document.

• Đã tạo · số …: chứng từ mới đã có trong SAP. Chữ “(xác nhận bằng đối soát)” nghĩa là lúc gửi bị mất phản hồi, ứng dụng đã tìm thấy chứng từ mới có liên kết tới chứng từ gốc nên biết chắc đã tạo.
• Chưa xác định: mất phản hồi và chưa tìm thấy được; ứng dụng không tự gửi lại. Kiểm tra trong SAP trước khi làm lại.
• Chờ duyệt: SAP lưu thành nháp chờ duyệt (xem Chứng từ phải phê duyệt).
• Nạp lại file kết quả: chứng từ gốc đã tạo được bỏ qua; chứng từ gốc đã đóng cũng không còn để tạo lại.

Tạo nhầm: mở chứng từ mới trong SAP và dùng Cancel. Ứng dụng không tự hủy chứng từ.

Lỗi thường gặp

Câu hỏi thường gặp

Giới hạn hiện tại

• Không vượt số lượng còn mở ở mọi luồng, kể cả khi công ty cấu hình SAP cho phép vượt.
• Không gộp nhiều chứng từ gốc vào một chứng từ mới.
• Không có Hóa đơn trả trước (Down Payment), Return Request, Reserve Invoice.
• Dòng có mặt hàng lô / serial ở luồng có xuất / nhập kho: làm ở Import MKT Doc theo lô / serial.
• Chứng từ gốc dạng dịch vụ (không phải hàng) không có trong danh sách tìm.