Import Marketing Document

Tạo hàng loạt chứng từ bán hàng, mua hàng và phiếu xuất / nhập kho trong SAP Business One từ một file Excel. Ứng dụng kiểm tra file với SAP trước; chỉ khi cả file hết lỗi bạn mới bấm tạo được.

• Gói: Basic
• Dành cho: Kế toán, sale admin, mua hàng, thủ kho
• Menu: Import marketing document › Import Marketing Document

Loại chứng từ tạo được

Ô Loại chứng từ ở bước 1 chia ba nhóm. Tên trong ngoặc là tên SAP B1.

Trước khi bắt đầu

• Bạn đã đăng nhập bằng tài khoản SAP có quyền tạo loại chứng từ cần import. SAP kiểm tra quyền khi tạo; ứng dụng không cấp thêm quyền.
• Công ty đã được khai ở Kết nối công ty SAP. Chưa có thì màn hình báo Chưa có công ty nào được cấu hình kết nối SAP. kèm nút Mở Kết nối công ty SAP.
• Khách hàng / nhà cung cấp, mặt hàng, kho đã có trong SAP. Màn này chỉ tạo chứng từ; dữ liệu chủ tạo bằng Import đối tác và Import mặt hàng.

Các bước

Màn này đi theo luồng 4 bước chung của các màn import. Phần dưới chỉ nói điểm riêng của màn này.

1. Chọn công ty và loại chứng từNơi sẽ tạo chứng từ
2. Lấy file mẫuFile Excel theo template của công ty
3. Tải file lên và kiểm traỨng dụng tự đọc và kiểm tra
4. Xác nhận importXem tóm tắt rồi tạo chứng từ

1. Chọn công ty và loại chứng từ

   Chọn Công ty và Loại chứng từ, rồi bấm Tiếp tục. Ứng dụng nhớ loại chứng từ bạn chọn lần trước trên trình duyệt này.

2. Lấy file mẫu

   Chọn Kiểu file:

   • 1 sheet: mỗi dòng là một dòng hàng (khuyên dùng) — dễ điền, dễ dán từ hệ thống khác.
   • 2 sheet: Header và Lines riêng — một sheet cho thông tin chứng từ, một sheet cho dòng hàng.

   Bấm Tải file mẫu. File có các cột theo template đã lưu cho công ty và loại chứng từ đang chọn. Lần đầu chưa có template, bấm Tạo / sửa template để chọn cột (xem Tạo / sửa template).

   Đã có file điền sẵn từ trước: bấm Đã có file Excel đã điền? Tải lên luôn ở bước 3 →. Trong lúc điền Excel bạn có thể đóng màn hình; lần sau mở lại, ứng dụng mở sẵn bước tải file lên.

3. Tải file lên và kiểm tra

   Kéo thả file vào ô Kéo thả file Excel vào đây hoặc bấm để chọn (file .xlsx hoặc .xlsm). Ứng dụng đọc và kiểm tra với SAP ngay, không cần bấm thêm nút.

   Kết quả hiện ở bảng Dữ liệu import, gom theo từng chứng từ, cột Trạng thái ghi lỗi hoặc cảnh báo của từng chứng từ. Dùng Chỉ xem chứng từ có lỗi / cảnh báo để lọc, Mở tất cả để xem các dòng hàng.

   • Còn lỗi: mở file Excel, sửa các ô tô đỏ trong bảng, lưu lại rồi bấm Tải lên lại file đã sửa. Không cần tải file mẫu mới.
   • Chỉ có cảnh báo: không chặn, bạn đọc cột Trạng thái rồi quyết định.
   • Hết lỗi: bấm Tiếp tục.
4. Xác nhận import

   Xem tóm tắt (ví dụ Sẵn sàng tạo 12 chứng từ “Hóa đơn bán hàng (AR Invoice)”). Muốn kiểm tra trong SAP trước, đánh dấu Tạo chứng từ nháp (Draft): chứng từ nháp chưa ghi sổ, bạn xem trong SAP (mục Drafts) rồi mới chuyển thành chứng từ chính.

   Bấm Import 12 chứng từ. Hộp Xác nhận import ghi rõ số chứng từ, loại chứng từ, công ty, môi trường và server; môi trường thật có dòng cảnh báo riêng. Bấm Tạo 12 chứng từ để bắt đầu, hoặc Hủy.

   Việc tạo chạy nền, có thanh tiến độ. Bấm Dừng sau chứng từ đang tạo khi cần dừng; chứng từ đã tạo không bị xóa. Đóng trình duyệt thì việc tạo vẫn chạy; không khởi động lại ứng dụng khi đang import.

Tạo / sửa template (chọn cột cho file mẫu)

Template là danh sách cột của file mẫu, lưu riêng cho từng công ty và từng loại chứng từ. Tạo một lần, lần sau chỉ cần bấm Tải file mẫu.

• Dùng mẫu cơ bản: lấy bộ cột hay dùng. Chứng từ bán / mua: BP Code, Posting Date, Due Date, Customer/Vendor Ref. No., Comments, Item No., Quantity, Unit Price, Warehouse, Tax Code. Phiếu xuất / nhập kho: Posting Date, Reference2, Comments, Item No., Quantity, Warehouse, thêm Unit Price cho phiếu nhập kho.
• Sao chép từ template của một loại chứng từ khác rồi bấm Sao chép, ví dụ dùng lại template của Đơn bán hàng cho Hóa đơn bán hàng.
• Tìm cột theo tên cột hoặc tên field SAP; Nhóm lọc Thông tin chứng từ hoặc Thông tin dòng hàng. UDF của công ty nằm ở nhóm Trường tùy chỉnh (UDF).
• Ở phần Cột trong file mẫu bạn sắp xếp, xóa cột hoặc sửa tên cột cho quen với người điền; field SAP giữ nguyên (rê chuột để xem). Cột có nhãn Bắt buộc không bỏ được (với chứng từ có đối tác là mã đối tác).
• Trường không chọn được có ghi lý do ngay dưới tên, ví dụ Không dùng cho phiếu xuất kho / nhập kho. hoặc Chỉ đọc hoặc SAP tự quản lý; không chọn khi tạo mới.
• Bấm Lưu template, hoặc Lưu và tải file mẫu để lấy file luôn.

Điền file Excel

Các quy ước chung (ô chọn “mã – tên”, ô tô cam, ghi chú ở ô tiêu đề, sheet FieldGuide, ReferenceValues) xem ở Làm việc với file Excel. Riêng màn này:

File 1 sheet

Điền ở sheet Dữ liệu, bắt đầu từ dòng 4. Mỗi dòng Excel là một dòng hàng. Dải màu phía trên tên cột chia ba nhóm:

Ví dụ hai hóa đơn, hóa đơn 1 có hai dòng hàng (dữ liệu giả):

File 2 sheet

• Sheet Header: mỗi dòng là một chứng từ, bắt đầu từ dòng 3. Cột Số thứ tự chứng từ bắt buộc và không được trùng.
• Sheet Lines: mỗi dòng là một dòng hàng; ghi Số thứ tự chứng từ trùng với sheet Header. Mỗi chứng từ cần ít nhất một dòng hàng.

Lưu ý khi điền

• Để trống ô nào thì ứng dụng không gửi giá trị đó; SAP dùng giá trị mặc định của công ty (ví dụ giá theo bảng giá của đối tác).
• Sheet Ví dụ có sẵn 2 chứng từ, 3 dòng hàng để xem cách điền; ứng dụng không đọc sheet này khi import.
• Các hàng tiêu đề đã khóa; bạn vẫn chèn, xóa, sắp xếp, lọc các dòng dữ liệu bình thường.
• Phiếu xuất kho / nhập kho không có đối tác, thuế, chiết khấu, tiền tệ; mặt hàng phải là hàng tồn kho (Inventory Item). Phiếu xuất kho không cần đơn giá.

Ứng dụng kiểm tra gì khi tải file lên

Kiểm tra chỉ đọc SAP, không ghi gì. Lỗi chặn import; cảnh báo không chặn.

SAP vẫn kiểm tra thêm khi tạo: kỳ kế toán, thuế, quyền của user, số lô / serial và quy tắc riêng của công ty. Lỗi SAP trả về được ghi vào cột Trạng thái và file kết quả.

Chứng từ phải phê duyệt trong SAP (“Chờ duyệt”)

Nếu công ty có mẫu phê duyệt (Approval Procedure) áp dụng cho tài khoản SAP bạn đang dùng, SAP không tạo chứng từ ngay mà lưu thành nháp chờ duyệt. Ứng dụng xử lý như sau (cùng cách ở ba màn Import Marketing Document, Import theo chứng từ gốc, Import MKT Doc theo lô / serial):

• Trước khi tạo: ứng dụng đọc mẫu phê duyệt của công ty và báo ở bước 3 và trong hộp xác nhận, ví dụ “… sẽ đi phê duyệt theo mẫu “…” … SAP sẽ lưu các chứng từ đó thành nháp chờ duyệt thay vì tạo chứng từ”. Mẫu có điều kiện ứng dụng chưa tính trước được thì báo “có thể phải phê duyệt”.
• Sau khi tạo: chứng từ đó có trạng thái Chờ duyệt kèm số nháp; file kết quả ghi số nháp ở cột Số nháp chờ duyệt.
• Việc cần làm: người duyệt duyệt trong SAP; sau đó người tạo chuyển nháp thành chứng từ trong SAP. Không import lại các chứng từ này: nạp lại file kết quả, ứng dụng tự bỏ qua chúng.
• Khi bạn chọn Tạo chứng từ nháp (Draft), ứng dụng tạo nháp thường (không đi duyệt), nên không có cảnh báo này.

Kết quả

Tạo xong, màn Hoàn tất hiện số chứng từ đã tạo và bảng kết quả từng chứng từ.

• Tải toàn bộ kết quả: file Excel giữ đúng các cột của file bạn đã nạp, thêm nhóm KẾT QUẢ IMPORT ở cuối: Kết quả, Thông báo lỗi, DocNum, DocEntry, Số nháp chờ duyệt, Chi tiết kỹ thuật.
• Xử lý chứng từ lỗi: tải file chỉ gồm các chứng từ lỗi và chưa import. Sửa theo cột Kết quả, lưu lại rồi tải lên ở bước 3. Chứng từ đã tạo có DocEntry nên không bị tạo lại.
• Làm lần mới: bắt đầu lại, giữ công ty và loại chứng từ.

Muốn hủy một chứng từ đã tạo: mở chứng từ trong SAP và dùng Cancel. Ứng dụng không tự hủy hay hoàn tác chứng từ.

Lỗi thường gặp

Câu hỏi thường gặp

Giới hạn hiện tại

• Không chọn lô / serial và không liên kết chứng từ gốc: dùng Import MKT Doc theo lô / serial và Import theo chứng từ gốc.
• Chưa có cột chọn series: chứng từ dùng dãy số mặc định của công ty.
• Chưa cảnh báo nhập trùng khi bạn nạp lại file gốc (không phải file kết quả) hoặc khi chứng từ đã được tạo tay trong SAP. Luôn dùng file kết quả khi làm tiếp.
• Phiếu xuất / nhập kho theo lệnh sản xuất chưa có; chỉ phiếu tự do.
• Với chứng từ phải phê duyệt, ứng dụng chỉ báo “Chờ duyệt”; việc duyệt và chuyển nháp thành chứng từ làm trong SAP.