Import mặt hàng (Items)

Thêm mới hoặc sửa hàng loạt mặt hàng bằng Excel: tên, nhóm, đơn vị tính, lô / serial và giá theo từng bảng giá. Việc hay gặp nhất là cập nhật giá hàng loạt: mỗi bảng giá là một cột, dán bảng giá có sẵn hoặc tăng giá bằng công thức Excel.

Gói: Basic
Dành cho: Kế toán, kho, mua / bán hàng, key user SAP
Menu: Import master data › Import mặt hàng (Items)

Trước khi bắt đầu

Đã đăng nhập bằng tài khoản SAP có quyền thêm / sửa mặt hàng và bảng giá trong SAP.
Công ty cần làm đã có trong Kết nối công ty SAP.
Nên khai Máy chủ database: một số kiểm tra (mặt hàng đã có giao dịch kho, đơn vị thuộc nhóm đơn vị tính, số mặt hàng đang có giá) chỉ làm được khi đọc được database. Không có thì SAP tự kiểm khi ghi.
Nắm cách dùng chung: Luồng 4 bước của màn import, Làm việc với file Excel. Màn này dùng cùng cách làm với Import đối tác.

Nên thử trên công ty test trước

Đổi giá ảnh hưởng ngay tới chứng từ bán / mua tạo sau đó. Thử trên công ty test, đối chiếu vài mặt hàng trong SAP rồi mới làm trên công ty thật.

Các bước

Chọn việcCông ty, việc cần làm, cách cấp mã
Lấy fileChọn cột, bảng giá; lấy dữ liệu đang có hoặc file mẫu
Tải file lên và kiểm traXem trước từng thay đổi, chưa ghi gì
Xác nhận và ghiChạy nền, có file kết quả và file hoàn tác

Chọn việc
Chọn Công ty, rồi chọn Thêm mặt hàng mới, Sửa mặt hàng đã có hoặc Thêm mới hoặc sửa. Khi thêm mới, chọn mã do SAP cấp theo series … (file không cần cột Item No.) hoặc Tự gõ mã trong file (cột Item No. bắt buộc). Bấm Tiếp tục.
Lấy file
Chọn Lấy dữ liệu đang có trong SAP (khi sửa), File mẫu trống (khi thêm mới) hoặc Tôi đã có file Excel.

Khi lấy dữ liệu đang có, lọc theo Item Group, khoảng Item No. từ … đến, Description có chứa, Quản lý theo (Batches, Serial Numbers, None) hoặc dán danh sách mã; mặc định chỉ lấy mặt hàng đang dùng.

Ở khung Cột trong file (không hiện khi thêm mới), chọn:
- Theo template của công ty: các cột của template mặt hàng. Thêm cột bằng Chọn cột… rồi Lưu template.
- Cập nhật giá: chỉ Item No., Description và cột giá. File gọn, khó sửa nhầm cột khác. Nên dùng khi chỉ đổi giá.
Ở Bảng giá trong file, tích các bảng giá muốn có cột giá. Mỗi bảng giá kèm thông tin: tiền tệ, gồm thuế, tính tự động từ … × … và số mặt hàng đang có giá. Ứng dụng chọn sẵn các bảng giá nhập tay đang có giá. Tích Kèm cột Currency cho từng bảng giá khi giá của mặt hàng không theo tiền tệ chính của bảng giá.

Bấm Tìm mặt hàng để xem số lượng, rồi Tải file Excel (hoặc Tải file mẫu). Sửa file trong Excel, lưu lại, rồi bấm nút sang bước 3.
Tải file lên và kiểm tra
Kéo thả file vào khung. Ứng dụng đọc file, đọc SAP, so sánh, kiểm tra danh mục, đơn vị tính, giao dịch kho; chưa ghi gì vào SAP. Mỗi mặt hàng một dòng: Thêm mới, Sửa · n thay đổi, Không đổi, Lỗi, Cảnh báo. Bấm Xem thay đổi để thấy từng giá trị trước → sau, kể cả giá của từng bảng giá.

Có lỗi thì Tải file lỗi (ô sai tô đỏ kèm ghi chú), sửa rồi Nạp lại file đã sửa. Không lỗi thì bấm Tiếp tục.
Xác nhận và ghi vào SAP
Đọc câu Sẵn sàng …, bấm Ghi vào SAP rồi xác nhận. Ghi chạy nền; cần dừng thì bấm Dừng sau mặt hàng đang ghi.

Bước 2 Lấy file của màn Import mặt hàng: bộ lọc mặt hàng, lựa chọn Cột trong file và danh sách bảng giá có nhãn tiền tệ, gồm thuế, tính tự động — Bước 2: chọn cột của file và các bảng giá cần có cột giá.

Bước 3 Tải file lên và kiểm tra: bảng kết quả, một mặt hàng đang mở danh sách giá trước và sau — Bước 3: xem giá cũ và giá mới của từng bảng giá trước khi ghi.

Điền file Excel

File có sheet Items (mỗi dòng một mặt hàng) cùng các sheet Ví dụ, Hướng dẫn, Danh mục. Ba cột đầu (Số thứ tự mặt hàng, Item No., Description) đứng yên khi cuộn ngang. Giá trị Có / Không ghi Yes / No.

Cột	Điền gì	Ví dụ
`Item No.`	Mã mặt hàng. Có khi sửa, khi thêm mới hoặc sửa, và khi tự gõ mã. Không đổi được mã của mặt hàng đã có.	A0001
`Description`	Tên mặt hàng, bắt buộc khi thêm mới.	Nước rửa chén 750ml
`Item Type`	Items (hàng hóa), Labor (công lao động), Travel (chi phí đi lại). Thêm mới không có cột này: Items.	Items
`Item Group`	Nhóm mặt hàng của công ty. Khi thêm mới, SAP lấy mặc định của nhóm (tài khoản, phương pháp tính giá…) cho các cột không có trong file.	100 – Hóa phẩm
`Inventory Item`, `Sales Item`, `Purchase Item`	`Yes` / `No`.	Yes
`Manage Item by`	`None`, `Serial Numbers` hoặc `Batches`. Lô / serial cần Inventory Item = Yes.	Batches
`UoM Group`	Nhóm đơn vị tính của công ty, hoặc `-1 – Manual` (đơn vị gõ tay).	-1 – Manual
Đơn vị tính	Manual: gõ chữ vào `Inventory UoM Name`, `Sales UoM Name`, `Purchasing UoM Name` và số quy đổi `Items per Sales Unit` / `Items per Purchase Unit`. Theo nhóm: chọn đơn vị trong nhóm.	Chai
`Bar Code`	Mã vạch chính.	8930000000017
`tên bảng giá - Unit Price`	Một cột cho mỗi bảng giá đã chọn ở bước 2. Chú thích ở tiêu đề cột cho biết tiền tệ, gồm thuế, tính tự động.	125000
`tên bảng giá - Currency`	Chỉ có khi tích "Kèm cột Currency". Để trống: tiền tệ chính của bảng giá.	VND
`Active`	`Yes`: đang dùng; `No`: ngừng dùng (SAP gọi là Inactive).	Yes

Thêm được bằng Chọn cột…: Manufacturer, Default Warehouse, Preferred Vendor, Valuation Method, nhóm thuế, kế hoạch / sản xuất, Properties, UDF và các field khác của cửa sổ Item Master Data mà công ty cho ghi.

Giá

Ô giá có số: đặt giá đó cho bảng giá. Ô trống: giữ nguyên giá. #XOA: đặt giá về 0 (SAP không có trạng thái "không có giá").
Chỉ nhập số, không kèm đơn vị tiền. Ô dạng chữ như "45.000" bị từ chối vì không biết là 45 hay 45 nghìn: gõ lại dạng số.
Giá có nhiều số lẻ hơn công ty dùng: cảnh báo, SAP sẽ làm tròn.

Bảng giá tính tự động (bảng gốc × hệ số)

Nhập giá vào cột của bảng giá tính tự động thì mặt hàng đó giữ giá tay, không tự đổi theo bảng gốc nữa. Bước 3 báo cảnh báo đúng ô; vẫn ghi được. Để trống ô nếu muốn SAP tiếp tục tính như cũ. Ghi #XOA ở cột này bị báo lỗi, vì nó đặt giá tay = 0 chứ không trả về tính tự động.

Sửa giá ở bảng gốc: phần thay đổi có dòng Kéo theo nhắc SAP sẽ tự tính lại bảng giá phụ thuộc (nếu mặt hàng chưa đặt giá tay ở bảng đó).

Mục SAP khóa khi mặt hàng đã có giao dịch

SAP không cho đổi Manage Item by, Valuation Method, UoM Group, Inventory Item, Item Type của mặt hàng đã có giao dịch kho. Bước 3 báo lỗi trước khi ghi (cần kết nối database hoặc DI API; chỉ có Service Layer thì SAP báo khi ghi). Muốn quản lý theo lô / serial cho mặt hàng đã có giao dịch thì tạo mã mặt hàng mới.

Kết quả

Màn hoàn tất có số mặt hàng đã thêm / đã sửa, mã SAP đã cấp (nếu dùng series), bảng kết quả từng mặt hàng và các nút Tải file kết quả, Tải file hoàn tác, Làm lần mới. Trạng thái Không ghi, Chưa xác định, Chưa ghi có nghĩa như ở Import đối tác.

File kết quả: sửa các mặt hàng chưa ghi được ngay trong file này rồi tải lên lại; mặt hàng đã ghi được tự bỏ qua.
File hoàn tác: chứa giá và giá trị cũ của các mặt hàng đã sửa. Nạp lại ở việc Sửa mặt hàng đã có là trả về như trước (giá cũ bằng 0 được ghi là #XOA).
Mặt hàng vừa thêm không xóa được bằng file: xóa trong SAP nếu cần (SAP chỉ cho xóa mặt hàng chưa có giao dịch).

Lỗi thường gặp

Thông báo	Nguyên nhân	Cách sửa
"…" là chữ, không phải số: không biết là số lẻ hay số tròn nghìn…	Ô giá / số lượng gõ dạng chữ có dấu chấm hoặc phẩy phân cách nghìn.	Gõ lại ô dạng số, không kèm dấu phân cách nghìn.
mặt hàng đã có giao dịch kho, SAP không cho đổi từ … sang …	Đổi Manage Item by, Valuation Method, UoM Group, Inventory Item hoặc Item Type của mặt hàng đã có giao dịch.	Để nguyên ô như trong SAP; cần cách quản lý khác thì tạo mã mới.
bảng giá … đang tính tự động …; #XOA đặt giá tay = 0 …	Ghi `#XOA` ở cột bảng giá tính tự động.	Để trống ô để giữ cách SAP đang tính; muốn tính lại theo bảng gốc thì sửa trong SAP.
đơn vị này không thuộc nhóm đơn vị tính …	Mặt hàng dùng nhóm đơn vị tính nhưng đơn vị chọn không có trong nhóm.	Chọn đơn vị trong danh sách của nhóm, hoặc đổi UoM Group.
… là tài sản cố định (Fixed Assets); màn hình này chưa làm tài sản cố định…	Mã là tài sản cố định.	Bỏ dòng khỏi file, sửa trong SAP.
mã "…" đã có trong SAP…	Đang thêm mới mà mã đã có.	Chọn Sửa mặt hàng đã có hoặc Thêm mới hoặc sửa, hoặc đổi mã.

Khi thêm mới hoặc đổi mã vạch, nếu đã có mặt hàng khác cùng Description hoặc cùng Bar Code, ứng dụng báo cảnh báo nghi trùng; không chặn việc ghi.

Câu hỏi thường gặp

Tôi chỉ cần tăng giá bán 5% cho một nhóm hàng, làm thế nào nhanh nhất?

Chọn Sửa mặt hàng đã có, lọc theo Item Group, chọn Cập nhật giá và chỉ tích bảng giá cần đổi. Tải file, tính giá mới bằng công thức Excel, dán giá trị (không dán công thức) vào cột giá, lưu rồi tải lên.

Tôi không thấy số bảng giá ở đâu cả?

Không cần. Cột giá mang tên bảng giá như trong SAP ("Giá bán lẻ - Unit Price"). Ứng dụng tự nhận bảng giá theo cột, kể cả khi bảng giá được đổi tên sau khi bạn tải file.

Sao nhập tồn tối thiểu / tối đa theo kho được?

Màn này không nhập thông tin kho của mặt hàng (tồn tối thiểu / tối đa, khóa kho, vị trí mặc định). Sửa trong SAP. File cũ còn sheet Warehouses thì sheet đó được bỏ qua, bước 3 có lưu ý.

Giới hạn hiện tại

Không nhập thông tin kho của mặt hàng (Warehouses: tồn tối thiểu / tối đa, khóa kho, vị trí mặc định). Kho mặc định (Default Warehouse) vẫn là một cột được.
Không làm tài sản cố định (Item Type Fixed Assets).
Chưa có giá theo đơn vị tính, nhiều nhà cung cấp ưu tiên, nhiều mã vạch.
#XOA ở bảng giá tính tự động không trả mặt hàng về tính tự động; sửa trong SAP.
Tối đa 20.000 mặt hàng mỗi file.